日本での採用バックグラウンドチェックは、条件付きで可能です。無条件に違法ということはありません。今回は、国際基準と日本の状況の違い、文化的・法的な規制、クリアすべき条件、そして、関連法令について解説します。
国際的なバックグラウンドチェック項目
応募者のスクリーニングにおいて、以下のようなさまざまな手法がグローバルに情報収集のために用いられていますが、これに限定されません。
- 学歴および過去の雇用記録
- 指紋採取
- 犯罪歴調査
- 筆跡分析
- 信用/金融チェック
- 労働組合のメンバーシップ確認
- 健康診断/医療スクリーニング
- 政治的見解の評価
- ソーシャルメディアおよびインターネット検索
- 薬物およびアルコール検査
日本で可能なチェック
日本では、世界基準で実施される上記のチェック項目は、条件付きで全て実施可能です。ただし、特別な理由がないと実施不可能であったり、確認手続きが煩雑過ぎたり、など、その条件をクリアするハードルが異常に高く、実質的に不可能に近い項目が多いです。アジア諸国全体の傾向ですが、バックグラウンドチェックの必要性の認知や法制度の浸透が遅れていることが要因です。
日本における典型的なチェック
日本では一般的に行われるバックグラウンドチェックには、学歴や過去の職歴の確認、またソーシャルメディアプラットフォームやインターネット検索からの公開情報の確認が含まれます。
個人情報保護法
日本においては、すべてのバックグラウンドチェックは個人情報保護とプライバシーに関する規制に従う必要があります。雇用主を含む情報取扱者は、収集した個人情報の利用目的を事前または迅速に開示する義務があります。また、情報取扱者は収集および利用した個人情報の機密性と完全性を保護し続ける責任があります。
データ収集の同意
日本の憲法では、個人は一般的にプライバシーの権利を有しています。したがって、上記のカテゴリーに該当する情報の収集と処理には、個人の同意が必要です。ただし、合理的な理由があれば、同意なしにこのような情報を収集または処理することが許可される場合もあります。
要配慮個人情報
個人情報の中でも「要配慮個人情報」があります。
社会的差別に関する配慮
行政ガイドラインは、人種、民族、社会的地位、家族の出自（「門地」）、「本籍」、出生地などの情報、および社会的差別を引き起こす可能性のあるその他の情報に関して、雇用主が求職者から特定の情報を取得する権利を制限しています。また、政治的見解や宗教的信念、労働組合の加盟歴に関する情報も制限されています。
犯罪歴
一般的には、犯罪歴、指紋採取、薬物およびアルコール検査などの情報は「社会的差別を引き起こす可能性のある情報」とされており、その収集と使用は制限されています。ただし、特定の職種や職位には例外的なルールが適用される場合もあります。
健康診断/医療スクリーニング
行政ガイドラインでは、雇用主は従業員（応募者を含む）のHIV/AIDS、B型肝炎などの感染しにくい疾患や色覚異常などの遺伝性疾患に関する情報を取得することを禁止しています。このような健康に関する情報は、個人が仕事を遂行する能力を判断する上で必要不可欠な場合にのみ収集することができます。雇用主が第三者から健康に関する情報を取得する場合は、応募者/従業員の同意を得て、その情報を知る必要性を説明する必要があります。
個人信用情報
応募者の個人信用情報（債務情報）に関する情報は、機密情報と見なされることがあります。したがって、信用/金融状況に関する情報を収集または処理する（バックグラウンドチェックを含む）ことは、合理的な理由があり、個人がその収集と処理に同意する場合を除いては許可されません。
就労資格（労働ビザ）
雇用主は、従業員が適切な就労許可を持っていない場合には罰金や懲役などの刑罰に直面する可能性があります。そのため、雇用主は正当な就労許可を証明するための在留カードや戸籍謄本・住民票などの提出を求めることができます。
応募者に対するバックグラウンドチェックのタイミング
バックグラウンドチェックは、雇用のオファーを行う判断プロセスの一環として通常実施されます。したがって、一般的な原則として、雇用のオファーが行われた後にバックグラウンドチェックを行うことは許可されず、必要性がないとされます。
雇用中のバックグラウンドチェック
学歴の記録など、許可されるバックグラウンドチェックから得られた個人情報はいつでも収集することができます。ただし、犯罪歴、アルコールおよび薬物検査、医療スクリーニングなどの「要配慮個人情報」の収集は、正当な理由がある場合に限り、個人の同意を得る必要があります。それ以外の場合、このような情報の収集は個人のプライバシー権を侵害することになります。
バックグラウンドチェックの外部委託
教育、職歴、ソーシャルメディアおよびインターネット検索などの許可される個人情報に関するバックグラウンドチェックは、適切な委託契約に基づき、第三者のサービスプロバイダに外部委託することができます。ただし、敏感な情報に関連するバックグラウンドチェックの外部委託は一般的には許可されません。
個人情報の収集または処理を外部委託する場合、雇用主はサービスプロバイダが個人情報を適切に取り扱うよう監督する責任を負います。行政ガイドラインでは、雇用主は次のことを含め、サービスプロバイダが情報保護に十分なセキュリティ対策（プライバシーポリシー、情報保護のための内部規定、従業員研修など）を持っていることを確認することが推奨されています。さらに、個人情報の適切な取り扱いに関する規定を委託契約に含める必要があります。
職位に基づくチェック
特定の職種では、特定のバックグラウンドチェックが許可される場合があります。たとえば、雇用主が会計部門の新しいスタッフを採用する場合、個人信用情報に関する情報を収集することができます。
結果利用の制限
雇用主は、応募者や従業員に関する個人情報を、収集時に定められた利用目的の範囲を超えて使用または処理することは禁止されています。したがって、バックグラウンドチェックを通じて収集された個人データが求職者の適性評価のためにのみ使用される場合、その目的に限定されなければなりません。雇用主は、元の利用目的の範囲を超えて個人情報を使用または処理する必要がある場合、応募者や従業員から同意を得る必要があります。また、雇用主は性別や年齢に基づいて求職者に差別をすることを一般的に禁止されています。
情報処理
バックグラウンドチェックから収集された個人情報に関して、雇用主は次の義務を負います。
- 収集した情報の利用目的を開示すること。
- 個人の同意が得られない限り、その利用目的にのみ情報を使用すること。
- 誤った情報が指摘された場合は修正または削除すること。
- 収集目的が達成された時点で情報を削除すること。
- 情報のセキュリティを保護するための適切な措置を講じること。
- 情報を取り扱うすべての従業員およびサービスプロバイダを監督すること。
制裁/罰則
バックグラウンドチェックに関連する制約や規制は、以下の法律や規則によって執行されます。
- 個人情報保護法（2003年法第57号、改正法）およびその関連ガイドライン（厚生労働省による健康情報に関するガイドラインなど）
- 日本国憲法第13条
- 職業安定法（1947年法第141号、改正法）およびその関連ガイドライン
- 労働者派遣法（1985年法第88号、改正法）およびその関連ガイドライン
- 日本民法（1896年法第89号、改正法）
日本の民法では、正当な理由がない場合にプライバシー権を侵害する場合、侵害者は侵害された者に対して受けた損害の賠償を行う責任があります。行政機関は、個人情報保護法および雇用安定法に違反する雇用主に対して行政制裁を課す権限を持っています。
